word操作基本知识 办公必须掌握的word技能

1.文件的建立、开启和关闭(1)文档创建:“文件”→“新建”或按快捷键Ctrl+N，Word 2016正常启动后会自动打开一个名为“文档1”的文档，用户可以直接输入文档内容，进行各种编辑操

1.文件的建立、开启和关闭

(1)文档创建:“文件”→“新建”或按快捷键Ctrl+N，Word 2016正常启动后会自动打开一个名为“文档1”的文档，用户可以直接输入文档内容，进行各种编辑操作，相当于新建了一个文档。对于磁盘中已有的文档文件，要通过打开文档的方式调入Word 2016的文档编辑区。(2)打开文档。●打开[文件] →[打开]→“浏览”(或点击“快速访问工具栏”中的“打开”按钮)，弹出“打开”对话框。在此对话框中，找到要编辑的Word文档，双击文档名称(或选择文档名称，然后点击右下方的“打开”按钮)打开文档。●打开【文件】→【打开】，可以看到过去打开过的文档列表。单击所需的文档名称以打开文档。●直接双击Word文档，系统会自动启动Word 2016并打开文档。(3)关闭文档。●点击标题栏最右侧的“关闭”按钮，退出当前编辑的文档，关闭Word 2016应用程序。●点击文件→关闭，退出当前编辑的文档。●右键单击桌面底部任务栏上的Word任务按钮→“关闭窗口”关闭当前打开的Word文档。如果关闭的Word文档是最后一个文档，Word 2016应用程序也将关闭。●按快捷键Ctrl+F4只关闭当前Word文档，不关闭Word 2016应用程序(甚至是最后一个Word文档)。按快捷键Alt+F4关闭文档，同时关闭Word 2016应用程序。

2.做一份简历。

图4.3是一份制作好的简历。

图4.3简历

3.文本输入

(1)页面设置。开始Word 2016。点击功能区右下角的布局→页面设置对话框启动器，弹出页面设置对话框。在“页面设置”对话框中，有四个选项卡:页边距、纸张、布局和文档网格。(2)输入文档的内容。(3)保存文档。保存文档就是将当前正在编辑的内容写入文档文件。①新文件的保存。按快捷键Ctrl+S或打开[文件]→[另存为]打开“另存为”对话框。选择适当的保存位置，输入文件名，然后单击“保存”按钮。②现有文献的保存。这个文档的保存覆盖了原始文档的内容，所以也叫回写。这个操作很简单。也可以按快捷键Ctrl+S或者点击快速访问工具栏中的“保存”按钮(或者打开[文件]→[保存])。

4.编辑文档

(1)复制和移动文档。①文件内容的复印件。直接复制:选择要复制的文档内容，将鼠标指针指向所选的文档内容(此时鼠标指针显示为箭头)。按住Ctrl键，按下鼠标左键并拖动到目标位置，释放鼠标和Ctrl键。用剪贴板复制(Ctrl+C，Ctrl+V):将选中的文档内容复制到剪贴板。将光标定位到目标上，单击右键，选择粘贴；或者单击“开始”选项卡中“剪贴板”功能区上的[粘贴];或者按快捷键Ctrl+V..②文档内容的移动。直接移动:选择要移动的文档内容，将鼠标指针指向所选的文档内容。按下鼠标左键，直接拖动到目标位置，然后抬起。使用剪贴板移动(Ctrl+X，Ctrl+V):选择要移动的文档内容，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择[剪切]，或者在“开始”选项卡中单击“剪贴板”功能区上的“剪切”按钮，或者按快捷键Ctrl+X，将光标定位到目标上，单击鼠标右键，选择粘贴，或者在“开始”选项卡中单击剪贴板功能区上的粘贴按钮，或者按快捷键Ctrl+V. (2)查找和替换文档。①搜索。单击“查找”选项卡。在“查找内容”列表框中，键入您要查找的内容，然后单击“查找下一个位置”按钮。此时，对话框不会消失，找到的文档内容会反向显示。如果您再次单击“查找下一个位置”按钮，将会反向显示下一个符合搜索条件的内容。如果您完成了搜索操作，您可以单击“取消”按钮。根据查找的需要，可以点击“更多”按钮，在对话框中适当选择选项，使查找更加准确、快捷。②更换。在“查找内容”列表框中键入要替换的内容。在“替换为”列表框中键入要替换的内容。如果列表框是空，替换的结果将是删除搜索内容。点击“替换”按钮后，第一个符合“查找内容”的文档内容将被替换。如果要替换文档中所有符合“查找内容”的部分，只需点击“全部替换”按钮即可。

4.2.2文档布局设计

1.段落设置

(1)整段安排。你可以把基本信息放在一起，如姓名、性别、年龄、出生日期、政治观点和联系方式等。一起安排学习经历，如毕业学校、毕业时间、所学专业、最终学位等。还有个人工作经历，证书和奖项，特殊兴趣等。把这些情况分门别类地归纳起来，分成几段，会给人一种整洁、清晰、有条理的感觉。(2)线形的选择。对齐是指选择起始端(左、右、中心等。)在布局过程中，文本行的左右缩进。Word 2016段落可以有五种对齐方式:居中对齐、左对齐、右对齐、两端对齐和分散对齐。案例中如何设置对齐方式:点击开始→段落→居中。

2.字体设置

(1)综合设置。以上两类字体设置操作步骤较多，也可以通过以下综合设置来实现。●将光标放在输入位置，或者选择要改变字体的文档内容，将鼠标指针放在其中，变成箭头。●按快捷键Ctrl+D或右键，在弹出的快捷菜单中选择字体(或点击右下角开始→字体→对话框启动器)，弹出字体对话框。●利用该对话框的选项卡、列表框和选项，可以非常方便地实现字体的全面设置。(2)使用格式画笔。当字体、字号、段落格式等。某些文档的内容已经确定，而你想把它的格式应用到文档的其他部分，你可以按F4(重复上一次操作的功能)来重复以前的格式设置(先选中它然后按F4)或使用“格式刷”功能。操作步骤如下:●选择格式化文档的一部分(只需选择一个字符)。●单击或双击[开始] →[剪贴板]→“格式刷”按钮，然后鼠标指针在进入文档编辑区域时出现一个小刷子。●使用格式刷刷出要使用相同字体的文档内容。●只点击一次格式刷，双击格式刷刷无数次，直到再次点击“格式刷”按钮或按Esc键取消格式刷操作。(3)符号和特殊字符的使用。输入符号和特殊字符的方法是:●将光标定位在需要输入符号或特殊字符的位置。●点击右键，选择[插入符号](或点击[插入] →[符号]→“符号”，在显示的下拉框中选择[其他符号])，打开“符号”对话框。●在“符号”对话框的“符号”选项卡中，使用“字体”列表框右侧的下拉按钮选择符号所属的字符集。如果选择的字符集是“宋体”，右侧会出现一个“子集”列表框。“子集”列表框使用户能够快速找到所需的符号。如果用户不知道该符号属于哪个子集，也可以使用滚动条来查找。●找到所需的符号后，双击该符号完成插入。●现在，设置简历中的字体。将“简历”设置为:粗体、小号、中号；将“姓名”、“性别”、“年龄”、“出生日期”、“政治面貌”和联系方式设置为:中文隶书；相应的，你也可以将“个人情况”、“个人特长”、“证书及奖励”、“工作经历”设置为:粗体、小四、居中。设置后的效果如图4.12所示。

图4.12设置后的效果

3.边框和底纹

(1)附加边框的操作。①添加简单边框:选择要附加边框的文本或段落。点击【开始】→【段落】→“边框”下拉按钮。选择边框类型。②装饰边框:选择要加边框的文字或段落。点击【设计】→【页面背景】→【页面边框】，打开“边框和底纹”对话框。点击对话框顶部的“边框”选项卡后，选择合适的“设置”、“样式”、“颜色”、“宽度”等项目，在“应用于”列表框中选择“文本”或“段落”。您可以在“预览”框中看到附加边框的效果，如果符合要求，单击“确定”按钮。(2)添加底纹的操作。①添加简单底纹:选择要底纹的文本或段落。点击[开始] →[段落]→“边框”下拉菜单→“边框和底纹”打开“边框和底纹”对话框。完成此对话框中的设置。②添加修改底纹:选择要添加底纹的文本或段落。打开对话框。点击对话框顶部的“底纹”选项卡后，选择合适的“填充”颜色、底纹“样式”和“颜色”，在“应用于”列表框中选择“文本”或“段落”，在“预览”框中观察组合选择的底纹效果。如果符合要求，点击“确定”按钮。可以用上面的方法在简历中的“xxxxxxxxxx@qq.com”添加1磅阴影框，添加“林峰知道”的底纹，填充颜色为“白色，背景1，暗25%”。

4.项目符号和编号

选择要编号或项目符号的段落。单击[开始] →[段落]→“项目符号”、“编号”或“多级列表”，自动为所选段落设置“项目符号”、“编号”或“多级列表”。

5.页眉和页脚

(1)创建页眉和页脚。●单击[插入] →[页眉和页脚]→“页眉”按钮，从下拉菜单中选择适用的页眉样式并单击，功能区上将出现“页眉和页脚工具”和“设计”选项卡。此时，文档编辑区的内容灰显，光标自动定位在页眉区，等待输入文本或图形内容。●要创建页眉，您可以在页眉区域的虚拟框中输入文本、图形或图片，或者插入日期、时间和页码等。如有必要，您还可以在“选项”功能区中设置“不同的首页”和“不同的奇偶页”。●要创建页脚，请单击“转到页脚”按钮，然后使用上述创建页眉的方法输入页脚内容。●输入页眉页脚内容后，点击“关闭页眉页脚”按钮，完成页眉页脚的创建。此时，页眉和页脚区域变灰，光标返回到文档编辑区域。(2)编辑和修改页眉和页脚。页眉和页脚的编辑方式与文档完全相同。只需用鼠标双击页眉(或页脚)区域的任意一点，然后打开“页眉页脚工具”和“设计”选项卡，进入页眉页脚的显示模式，将光标移动到页眉(或页脚)区域，即可编辑或修改页眉(或页脚)中的文字、图形等信息。编辑或修改完成后，按Esc键或点击“关闭页眉页脚”按钮返回到文档编辑区。现在，给你的简历添加页眉和页脚。●激活“简历”文档窗口，使其处于页面视图显示模式。●点击【插入】→【页眉页脚】→“页眉”按钮，在下拉框中选择“空白色”样式。●在标题显示区的“键入文本”位置输入“简历”。字体为楷书，字号为小五，左对齐。●单击“转到页脚”按钮，然后单击“插入页码”按钮。●选择页码，将其字体设置为Arial，字号设置为small five，并向右对齐。●点击“关闭页眉和页脚”按钮。添加页眉页脚后的简历如图4.16所示。

(一)

2.文档输出

6.布局

(1)字距和行距的调整。(2)首字下沉。段落的自然首字呈现出与其相邻字完全不同的字体和字号，称为前缀下沉，是报刊中常见的一种排版方式。(3)栏目安排。分栏是报刊中常见的一种排版方式。

7.背景、水印和主题

给文档添加水印。●打开“简历”文档。●点击【设计】→【页面背景】→【水印】按钮，在弹出的下拉菜单中选择“自定义水印”，打开“水印”对话框。●在此对话框中选择“图片水印”按钮，然后点击“选择图片”按钮，进入“插入图片”对话框。●找到需要的图片双击，不勾选“侵蚀”复选框，“缩放”会自动。然后点击“水印”对话框中的“应用”按钮查看效果。如果满意，单击“关闭”按钮。添加水印后的效果如图4.22所示。

图4.22添加水印的效果

输出文件

1.文档输出预览

Word的“所见即所得”意味着你在屏幕上看到的就是你在印刷品上看到的。但是为了在打印之前看到打印出来的效果，Word 2016提供了“打印预览”的功能。因此，建议在打印前使用该功能检查打印效果，再决定是否打印。按快捷键Ctrl+P或点击文件→打印，打印窗口右侧为打印预览区。使用垂直滚动条和底部中间的“”箭头翻页，底部右侧的刻度可以调整预览内容的大小和打印预览区域显示的页数。

2.文档输出

预览文档后，可以在打印窗口的中间区域进行打印设置。打印设置包括打印所有页面或当前页面、单面打印或双面(自动/手动)打印，还可以设置份数、打印方向、打印边距、尺寸缩小/放大等。完成所有设置后，点击“打印”按钮开始打印文档。

3.文件格式的转换

保存文件时，通常会更改文档格式。注意:文档格式改变后，原有的一些内容(如图形、表格、样式等。)可能会在格式更改时丢失。文档格式转换的操作步骤如下:●按F12或点击[文件]→[另存为]打开“另存为”对话框。●在此对话框的“保存类型”中选择所需的文件类型，在“文件名”栏中输入适当的文件名，并选择存储文件的磁盘驱动器和文件夹。●点击“保存”按钮。

并选择存储文件的磁盘驱动器和文件夹。●点击“保存”按钮。