文员如何提升自己？

做一名专业的职业文员非常不容易，每天伏案疾书，用文字来完成各种所需要完成的任务。
要做好这种工作，不但要学习好扎实的文学基础知识，博览群书，还要关心时政，每天都需要浏览各大

本文最后更新时间： 2023-04-15 15:34:55

你好，我是职场效率手册的老郑，当了16年学生，做了16年老师，在头条问答上学习和分享职场通识知识、技能，为你推荐效率工具和实用在线网址，希望共同交流，一起成长。

感谢邀请，前两周刚好做了一个和这个问题相关的线下培训，主要和伙伴们探讨如何有效提升自己的职场竞争力。下面就从三个方面来分享自己的一点看法（这几点不管对于文员或者其他职岗位，都非常适用：

培养整理意识

不善于整理，会让你工作处于忙乱无需的状态。长久处于不整理的状态，则会让自己不仅仅是原地踏步，而是倒退步。

因此，我们不管做任何一个岗位的工作，都要刻意培养自己的整理意识，通过日积月累的整理迭代让自己逐渐脱颖而出。

对于如何整理？可以参考丰田公司著名的5S管理法，即整理、整顿、清扫、清洁、素养。

整理——把必要物品和不必要物品进行分类，丢掉不必要的物品，比如丢放许久的杂志，一大堆堆放在一起的打印资料等。整顿——对剩余的必要东西进行整理，把现在要用的东西放在相应的位置，具体到文员岗位，个人觉得办公桌环境、文件档案整理、电脑桌面管理这些都是必做的整理内容。清扫——这好比预防性维修，要保持使用设备处于良好的状态。清洁——把自己的工作空间标准化，把自己的工作流程标准化、精进化。素养——不断根据需要重复前四个步骤，逐渐形成自律的个人素养和善于整理的关键能力。

简单来说，就是从身边1米的范围内开始整理，比如办公环境、浏览器收藏夹、电脑桌面、电脑文件、U盘网盘内容等。等你开始整理时，你会发现已经在慢慢地改变。

善用利器提升效率

除了要有整理的意识外，你还要懂得借助效率工具来提升整理的效率和常用操作的效率。

试着想想，一名文员的常用操作，然后再来寻找相应的工具。

这里简单提个思路：从规范文件命名、提升电脑常用操作的效率、掌握办公辅助工具入手。

对于文件夹命名，建议采用“序号+关键字”的方式；对于文件的命名，建议采用“关键字+时间”的方式，不要随手建出来的都是“新建文本文档.txt\"、”新建word文档.doc\"。

而对于电脑常用操作，主要有：操作桌面、本地网络搜索、复制粘贴、截图、图片文字识别、格式转换等；

对应的工具神器有：腾讯桌面整理、火柴、ditto、snipaste、天若OCR、pdfelement等，这里就不做详细的介绍。

办公辅助工具这款，你可以试试和Word、excel、Powerpoint、协同办公有关的软件或插件，比如Word的小恐龙公文排版助手，excel的方方格子、慧办公，Powerpoint的islide，协同办公的石墨文档、坚果云等。

持续精进、迭代自己

当你有了整理的意识，也懂得了使用效率工具来提升自己后，你已经能做得比原先好了不少！但在这信息超载、飞速发展的时代，怎样能做得更好呢？个人认为应该学习点知识管理和时间管理的知识。

关于知识管理，你应该让自己在工作多年积累的技能沉淀下来，形成知识库、经验库，并不断把工作流程标准化、精进化。